lưu trữ hồ sơ

Luật sư cho tôi hỏi pháp luật quy định thời hạn bảo quản tài liệu như thế nào? Nếu vi phạm bảo quản tài liệu có thể bị xử lý hình sự không? 

Chào bạn! Cảm ơn đã tin tưởng và gửi câu hỏi tới Công ty Luật TNHH Hồng Bách và Cộng sự. Để có thể đưa ra câu trả lời chính xác nhất cho thắc mắc của bạn, Hongbach.vn có ý kiến tư vấn như sau:

Khái niệm về thời hạn bảo quản tài liệu: 

Thời hạn bảo quản tài liệu được hiểu là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. 

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì các tài liệu tùy vào nội dung sẽ được áp dụng một trong hai hình thức bảo quản là bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Cụ thể: 

Điều 2. Thời hạn bảo quản tài liệu

2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Do Luật Hồng Bách không nắm được bạn quan tâm đến việc thời hạn bảo quản văn bản nào nên bạn có thể kham khảo Danh mục nhóm tài liệu và thời hạn bảo quản của từng nhóm tài liệu được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ. Ngoài áp dụng quy định tại Thông tư 09/2011 thì tại một số cơ quan đoàn thể việc quy định thời hạn bảo quản của một số loại tài liệu đặc thù. Do vậy, bạn cũng cần đọc các quy chế, nội quy cơ quan, tổ chức nơi đề ra.  

Với chế tài xử phạt, ngoài việc người có hành vi vi phạm có thể bị cơ quan nơi họ làm việc xử lý kỉ luật thì người có hành vi vi phạm lưu trữ hồ sơ tùy vào tính chất, mức độ, hậu quả của hành vi có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự một trong các tội sau theo: 

Điều 221. Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng;

Điều 337. Tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy vật hoặc tài liệu bí mật nhà nước;

Điều 342. Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức;  

Điều 338. Tội vô ý làm lộ bí mật nhà nước; tội làm mất vật, tài liệu bí mật nhà nước. 

Trên đây là nội dung tư vấn của Hongbach.vn liên quan đến vấn đề pháp lý bạn đang vướng mắc, nếu còn những vấn đề chưa rõ thì bạn có thể phản hồi cho chúng tôi qua địa chỉ: 

Công ty Luật TNHH Hồng Bách và Cộng sự 
Trụ sở: Số 85 Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 024.6299.6666; Fax: 024.62.55.88.66
Web: hongbach.vn; Email: bach@hongbach.vn